Chaque année, les établissements canadiens font face au même défi : préparer et transmettre avec exactitude et à temps les feuillets fiscaux des étudiants. Que vous dirigiez un collège, une université, une école de métiers ou un établissement de formation, il est essentiel d’émettre des feuillets T2202 et T4A exacts pour assurer la conformité à l’ARC.
Dans ce guide, nous verrons ce que signifient ces formulaires, comment les préparer correctement, les écueils courants à éviter et comment l’utilisation de AvanTax eForms ou de AvanTax Filing Services peut simplifier l’ensemble de votre processus.
Qu’est-ce qu’un feuillet T4A et à qui s’adresse-t-il?
Les établissements d’enseignement émettent des feuillets T4A pour déclarer les montants versés aux étudiants au titre de bourses, de subventions, de bourses de recherche ou d’autres paiements non liés à un emploi. Un étudiant reçoit un feuillet T4A s’il a touché des bourses, des subventions de recherche, des prix ou des paiements semblables au cours de l’année.
Points clés à retenir :
- Les feuillets T4A sont remis aux étudiants pour déclarer les montants qui leur ont été versés.
- Des renseignements exacts — comme le NAS, le nom et l’adresse — sont essentiels pour éviter les rejets.
Qu’est-ce que le feuillet T2202 et pourquoi est-il important?
Le T2202 (certificat pour frais de scolarité et d’inscription) confirme qu’un étudiant a payé des droits de scolarité admissibles et était inscrit à un programme admissible. Il est remis à tous les étudiants qui ont payé des droits et frais de scolarité pour des cours admissibles pouvant faire l’objet d’une demande dans leur déclaration.
- Qui reçoit un T2202 : les étudiants à temps plein et à temps partiel qui ont payé des droits de scolarité admissibles durant l’année.
- Renseignements à inclure :
- nom de l’établissement et numéro d’entreprise (NE)
- nom de l’étudiant et NAS
- droits de scolarité admissibles payés
- nombre de mois d’inscription à temps plein ou à temps partiel
Si les étudiants n’utilisent pas leurs crédits, ils peuvent les reporter ou les transférer à un parent, un grand-parent ou un conjoint.
Échéances de transmission à l’ARC et règles de conformité
Les feuillets T4A et T2202 doivent être transmis à l’ARC au plus tard le dernier jour de février de chaque année (ou le jour ouvrable suivant si cette date tombe une fin de semaine). Les établissements qui émettent plus de cinq feuillets doivent transmettre par voie électronique dans le ,b.format XML de l’ARC, au moyen du portail en ligne de l’ARC.
Erreurs fréquentes lors de la transmission :
- Échéances manquées
- NAS, noms ou adresses incorrects
- Erreurs dans les données de scolarité ou d’inscription
Le problème le plus fréquent? Des numéros d’assurance sociale manquants ou inexacts. Un NAS incomplet ou erroné peut entraîner des rejets de l’ARC et compliquer la production des propres déclarations des étudiants.
Comment AvanTax Solutions simplifie la transmission des feuillets T2202 et T4A
AvanTax offre deux solutions conçues spécialement pour les établissements d’enseignement canadiens :
- AvanTax eForms – Un logiciel de bureau en libre-service, conforme aux exigences de l’ARC, qui vous permet de préparer, de valider et de transmettre les feuillets de tous vos étudiants.
- AvanTax Filing Services - Vous préférez une approche clé en main? Nos experts s’occupent de tout pour vous — de la validation des données jusqu’à la transmission à l’ARC — afin que vous puissiez vous consacrer à vos étudiants, pas à la paperasse.
Pourquoi les établissements font confiance à AvanTax
- Transmission XML conforme aux exigences de l’ARC
- Validation automatique des données et vérification des erreurs
- Génération sécurisée des feuillets par lots
- Transmission électronique rapide et fiable
Passer à l’étape suivante
N’attendez pas à février pour penser aux feuillets fiscaux de votre établissement. Simplifiez la conformité dès aujourd’hui avec AvanTax.
- Démo AvanTax eForms – Essayez la démo AvanTax eForms et constatez la facilité avec laquelle préparer des feuillets T2202 et T4A conformes à l’ARC. C’est gratuit et sans obligation.
- Parler à nos experts – Communiquer avec AvanTax Filing Services pour discuter de nos options d’accompagnement clé en main.
Forte de nombreuses années d’expérience auprès des écoles, collèges et universités canadiennes, AvanTax Solutions peut vous aider à rester conforme, à éviter les pénalités et à gagner un temps précieux au moment des rapports de fin d’année.
Simplifiez votre saison des impôts avec AvanTax
La solution de confiance au Canada pour la conformité T2202 et T4A
Comme vous l’avez peut‑être déjà appris, Adrem Software ne publie plus son excellent logiciel T4-T4A-T5 Printer.
Même si nous sommes désolés qu’un de nos concurrents préférés n’existe plus, et nous n’aimons vraiment pas profiter de leur malchance, il n’en demeure pas moins qu’il vous reste encore vos déclarations fiscales 2025 à transmettre. Nous voulons vous assurer que notre logiciel eForms et son équipe de Soutien technique rapide et amicale peuvent vous aider à vous sortir de cette situation, même à ce stade tardif.
Téléphonez-nous ou envoyez-nous un courriel, nous serons ravis de vous aider
Depuis plusieurs semaines, nous vous aidons à gérer de multiples problèmes introduits par des changements récents au site de transmission XML de l’ARC. Pendant cette période, nous avons aussi demandé à l’ARC, à plusieurs reprises, de prolonger la date limite de transmission afin de compenser les retards causés par ces changements.
Aujourd’hui, nous sommes heureux d’annoncer que l’ARC a prolongé la date limite de transmission du 28 février 2025 au 7 mars 2025 pour toutes les déclarations dont la date limite de transmission est le 28 février 2025.
Le 15 janvier 2025, la version mise à jour du site de transmission XML de l'ARC a été mise en ligne. Depuis cette date, de nombreux clients nous ont contactés pour signaler divers problèmes lors de la transmission de leurs fichiers XML à l'ARC. Ces problèmes relèvent de l'ARC et ne peuvent pas être résolus en mettant à jour eForms; nous les énumérons ici pour vous informer de certains problèmes auxquels vous pourriez faire face :
1 - Les transmissions XML à l'ARC des années précédentes seront rejetées, à moins qu'elles ne soient au format XML 2024.
- Nous avons créé un utilitaire gratuit pour vous aider à mettre à jour les fichiers XML des années précédentes vers le format 2024
- Cliquez ici pour télécharger l'utilitaire.
2 - Les noms de transmetteur contenant une esperluette peuvent être rejetés pour présence d'un caractère non valide.
- Ce problème peut être évité en remplaçant '&' par 'and'
3 - Le schéma XML de l'ARC permet que le numéro de compte du transmetteur dans Préparateur soit un BN9, un BN15, un NR4 ou un numéro de compte de fiducie, et le site de transmission de l'ARC exige que ce numéro corresponde au numéro du compte utilisé pour la connexion. Comme le site de l'ARC n'accepte que des BN15, la connexion échouera si Préparateur contient un BN9, un NR4 ou un numéro de compte de fiducie.
- Ce problème peut être évité en saisissant un numéro de compte BN15 dans Préparateur
4 - Le schéma XML de l'ARC permet d'utiliser, dans Préparateur, un numéro de compte du transmetteur ou un numéro RepID. La connexion échouera si le numéro de compte du transmetteur est vide.
- Ce problème peut être évité en saisissant un numéro de compte BN15 dans Préparateur
5 - Plusieurs clients nous ont informés que les transmissions XML à l'ARC seront rejetées si elles contiennent des noms de rues numérotées abrégés, par exemple '17th Ave.'.
- On nous a indiqué que ce problème peut être évité en remplaçant '17th Ave.' par 'Seventeenth Ave.'
6 - Le site de transmission XML de l'ARC permet de poursuivre le téléversement XML malgré la réception d'avis de validation avant traitement.
- Si vous avez confirmé que vos données ne contiennent aucune erreur, nous vous suggérons de poursuivre le téléversement XML; toutefois, sachez que l'ARC peut encore rejeter votre transmission XML à une étape ultérieure de son système.
Nous avons créé un utilitaire pour vous aider à mettre à jour les fichiers XML des années précédentes vers le format 2024. Cet utilitaire est entièrement gratuit pour tous, qu’ils aient ou non acheté une licence AvanTax eForms. Cliquez ici pour en savoir plus
Nous avons constaté que le site de transmission XML de l’ARC n’arrive pas à valider les transmissions XML lorsque le nom du transmetteur (nom du préparateur) contient le caractère '&'. D’ici à ce que l’ARC règle ce problème, vous pouvez éviter l’erreur en ouvrant la boîte de dialogue Préparateur dans eForms et en remplaçant '&' par 'and' dans le champ 'Name line 1' sous 'Transmitter Information'. Vous devrez effectuer cette modification une fois pour chaque utilisateur eForms qui génère des fichiers XML à transmettre à l’ARC.
DERNIÈRE HEURE : 2025-01-17 - L’ARC nous a informés qu’elle travaille à résoudre le problème lié au caractère '&'.
De plus, en raison de changements apportés par l’ARC au processus de transmission XML, l’ARC exige désormais que les transmissions XML des années antérieures incluent la version 2024 de l’enregistrement T619. Nous travaillons avec l’ARC pour réduire au minimum les répercussions de cette exigence et nous publierons ici d’autres détails dès qu’ils seront disponibles. Cliquez ici pour la marche à suivre
DERNIÈRE HEURE : 2025-01-24 - Nous avons créé un utilitaire pour vous aider à mettre à jour les fichiers XML des années antérieures au format 2024. Cliquez ici pour télécharger l’utilitaire
Enfin, le site de transmission XML qui servait auparavant au téléversement des transmissions XML a été désactivé. Nous avons mis eForms à jour en conséquence et l’ARC a (sur notre suggestion) mis à jour la page désactivée pour rediriger les transmetteurs vers le nouveau site de transmission XML en cliquant sur le lien 'Internet file transfer application - Disclaimer'. Cliquez ici pour accéder au site Web
À compter du 1er janvier 2024, le gouvernement du Canada a instauré la deuxième cotisation additionnelle au Régime de pensions du Canada (RPC), aussi appelée RPC2. Cela s’inscrit dans la bonification du RPC.
Il y a toujours eu un « plafond » pour le calcul des cotisations, appelé MGAP (maximum des gains annuels ouvrant droit à une pension), fixé à 68 500 $. Il existe maintenant un deuxième plafond appelé MGAP supplémentaire (MGAPS).
Pour l’année d’imposition 2024, le MGAP supplémentaire (MGAPS) est fixé à 73 200 $. Le taux de cotisation de l’employé et de l’employeur est de 4 %. Cela signifie que la cotisation annuelle maximale de l’employé et de l’employeur est de 188 $, et que la cotisation annuelle maximale du travailleur autonome est de 376 $.
Maximum RPC2 = (MGAPS – MGAP) x 4 % = (73 200 $ – 68 500 $) x 4 % = 188 $
Comment eForms ajuste le RPC (taux 2024 - les ajustements utilisant les taux 2024 et le RPC2 seront offerts dans la version d’eForms prévue pour mai 2024)
Le calcul de base du RPC correspond à 5,95 % des gains ouvrant droit à pension, jusqu’à concurrence du premier plafond (MGAP) de 68 500 $, moins le montant d’exemption de 3 500 $. Le maximum des gains cotisables pour l’année est donc de 68 500 $ – 3 500 $ = 65 000 $, et la cotisation maximale est de 65 000 $ x 5,95 % = 3 867,50 $.
Le montant d’exemption de 3 500 $ doit être réparti au prorata selon la période pendant laquelle la personne a été un employé ouvrant droit à pension durant l’année. Ainsi, quelqu’un qui n’a pas travaillé toute l’année ou qui était trop jeune ou trop âgé aura une exemption au prorata.
Les Options d’ajustement d’eForms permettent de calculer le RPC de deux façons.
Option 1 : ajuster si supérieur au maximum ou inférieur au minimum requis
La première méthode permet une plage où le maximum est calculé sans le montant d’exemption de 3 500 $ et où le minimum requis est calculé avec le 3 500 $ complet dans le calcul. Cette méthode s’applique lorsque vous ne pouvez pas répartir au prorata le 3 500 $ parce que vous ne connaissez pas le nombre de semaines ouvrant droit à pension pour chaque employé.
Exemple : gains ouvrant droit à pension de 60 000 $
- RPC minimal = (60 000 $ - 3 500 $) X 5,95 % = 3 361,75 $
- RPC maximal = (60 000 $ - 0) X 5,95 % = 3 570,00 $
Toute valeur entre le minimum et le maximum est acceptable et ne sera pas ajustée par eForms. Si la valeur saisie dans le feuillet s’en écarte de plus que le seuil sélectionné par l’utilisateur (par exemple, de plus de 1,00 $), eForms ajustera le montant par l’impôt.
Option 2 : ajuster selon le nombre de semaines ouvrant droit à pension
La méthode plus précise répartit au prorata le montant d’exemption de 3 500 $ selon le nombre de semaines ouvrant droit à pension. Par exemple, une personne a travaillé la moitié de l’année (26 semaines).
Exemple : gains ouvrant droit à pension de 60 000 $
- RPC = (60 000 $ - (3 500 $ X 26/52)) X 5,95 % = 3 465,88 $
Si la valeur saisie dans le feuillet s’en écarte de plus que le seuil sélectionné par l’utilisateur (par exemple, de plus de 1,00 $), eForms ajustera le montant par l’impôt.
Comment eForms ajustera le RPC2 (proposition)
Le montant du RPC2 est calculé de la même façon, peu importe l’option d’ajustement choisie :
(Le moindre des gains ouvrant droit à pension et de MGAPS – MGAP) x 4 %
Exemple no 1 : gains ouvrant droit à pension de 80 000 $
Comme les gains ouvrant droit à pension sont supérieurs au MGAPS, le RPC2 est MGAPS – MGAP x 4 %.
- 73 200 $ - 68 500 $ = 4 700 $
- RPC2 = 4 700 $ X 4 % = 188 $
Exemple no 2 : gains ouvrant droit à pension de 60 000 $
Comme les gains ouvrant droit à pension sont inférieurs au MGAPS, le RPC2 est de zéro.
Dans les deux cas, tout montant saisi par l’utilisateur sera ajusté par l’impôt.
Références
Le compte d’épargne libre d’impôt pour l’achat d’une première propriété (CELIAPP) a été lancé au Canada le 1er avril 2023. AvanTax eForms 2023 permet aux émetteurs de CELIAPP de produire des feuillets pour les titulaires de compte et des déclarations XML à transmettre à l’ARC.
Pour générer des feuillets à remettre aux titulaires de compte, vous pouvez importer des données d’un fichier Excel ou CSV et/ou saisir les données manuellement. Chaque feuillet T4FHSA représente le total des cotisations, des retraits et des transferts de l’année pour le titulaire du compte. Les feuillets T4FHSA résultants peuvent être distribués sur un portail client ou au moyen de la fonctionnalité de courriel intégrée d’eForms, ou ils peuvent être imprimés et envoyés par la poste.
Pour transmettre une déclaration XML du CELIAPP, importez toutes les transactions pour chaque titulaire de compte pour l’année. eForms peut ensuite produire le fichier XML et transmettre la déclaration à l’ARC.
Dans eForms, les données pour produire les feuillets s’appellent FHSA, tandis que les données pour générer le fichier XML portent le nom FHSA Xml ou FHSAX.
Les fonctionnalités FHSA/FHSAX d’eForms exigent la version Enterprise du logiciel ainsi que le module complémentaire FHSA. Les deux peuvent être achetés sur la boutique AvanTax.
Pour configurer eForms pour le CELIAPP, vous aurez besoin du code fourni lors de la commande du module complémentaire. Une fois le programme (version Enterprise) installé et en cours d’exécution, sélectionnez Fichier > Configurer la base de données et cliquez sur le bouton Entrer le code. On vous demandera le nom du module complémentaire (“FHSA”) et le code. Quittez ensuite et redémarrez eForms, puis sélectionnez de nouveau Fichier > Configurer la base de données. Vous verrez maintenant FHSA et FHSA XML dans la liste des déclarations disponibles. Cochez les deux cases et cliquez sur Configurer la base de données.
La production des feuillets, des fichiers XML et des autres Rapports se fait exactement de la même façon que pour tous les autres types de déclarations dans eForms.
Le site Web d’eForms a été considérablement remanié et sa technologie sous-jacente est maintenant Next et React. Ce changement nous offrira non seulement une plus grande souplesse lors de l’ajout de nouvelles fonctionnalités, mais il devrait aussi rendre ce site Web beaucoup plus agréable à consulter pour vous.
En réponse à la pandémie de COVID-19, nous mettrons à jour AvanTax eForms pour tenir compte des exigences de production supplémentaires et/ou modifiées au fur et à mesure que nous recevrons de nouveaux renseignements de l'ARC et de Revenu Québec.
16 décembre 2020 - Une mise à jour de l'ARC : 'Frais de bureau à domicile pour les employés - En tant qu’employé, vous pourriez être en mesure de demander certains frais de bureau à domicile (frais d'espace de travail à domicile, fournitures de bureau et certains frais de téléphone)'.
15 décembre 2020 - L'ARC a publié le T2200S - Déclaration des conditions d’emploi relatives au travail à domicile en raison de la COVID-19; la version de production d'eForms inclura le nouveau formulaire T2200S et sera disponible au début de janvier 2021.
1er décembre 2020 - Mise à jour concernant le T2200 de la part de l'ARC : '4.8.3 - Des millions de Canadiens travaillent de façon inattendue à domicile en raison de la COVID-19 [...] Pour simplifier le processus pour les contribuables et les entreprises, l'ARC permettra aux employés qui travaillent à domicile en 2020 en raison de la COVID-19 [...] de demander jusqu'à 400 $ [...] sans avoir à consigner les dépenses en détail et, en général, ne leur demandera pas de fournir un formulaire signé par leur employeur.'
22 octobre 2020 - À la suite de discussions avec l'Unité de traitement des supports magnétiques de l'ARC, on nous a informés que les fichiers XML contenant les nouveaux codes 'Autres renseignements' du T4 (voir '2' ci-dessus) ne seront pas acceptés par l'ARC avant le 1er janvier 2021 (environ). Nous avons configuré eForms de sorte que les nouveaux codes 'Autres renseignements' ne soient pas déclarés sur les feuillets T4 ni inclus dans les fichiers XML T4 préparés avant ce moment.
17 septembre 2020 - En raison des nouveaux codes 'Autres renseignements' pour la validation de la PCU sur le feuillet T4, il pourrait ne plus rester suffisamment de champs pour d'autres codes 'Autres renseignements'. Nous avons ajouté la possibilité de dupliquer facilement des feuillets T4 afin de saisir des données 'Autres renseignements' supplémentaires.
14 septembre 2020 - L'ARC évalue des ébauches d'un T2200 simplifié afin de réduire l'augmentation potentielle du flux de travail entraînée par le grand nombre de Canadiens travaillant à domicile pendant la pandémie de COVID-19. eForms inclura le T2200 simplifié si et quand il est publié par l'ARC.
1er septembre 2020 - L'ARC a ajouté quatre codes 'Autres renseignements' au T4 pour confirmer l'admissibilité des employés à la Prestation canadienne d'urgence (PCU); ces codes ont été ajoutés à eForms.
27 août 2020 - Étant donné la possibilité d'une augmentation importante du volume de feuillets T2200, nous avons ajouté la possibilité de dupliquer facilement des feuillets T2200 afin de saisir un nouveau nom de destinataire et des renseignements d'adresse.
Nous sommes sur Facebook et Twitter! Vous pouvez maintenant cliquer sur « J’aime » ou nous suivre, ou oser faire les deux! Nous utiliserons ces comptes comme canaux supplémentaires de communication avec nos clients.