Envoyer les feuillets par courriel
La fonction de courriel est offerte uniquement dans eForms Enterprise
À partir de l’écran d’accueil, utiliser : 5. Transmission électronique et envoi par courriel > Transmission électronique (XML) > Envoyer les feuillets par courriel
À partir du menu, utiliser : Rapports > Envoyer les feuillets par courriel
Vidéo d’aide rapide – Comment envoyer par courriel des feuillets protégés par mot de passe aux destinataires
Avant de commencer
- Tous les PDF de feuillets DOIVENT déjà avoir été créés à l’aide de PDF distinct pour chaque destinataire
- Conformément aux lois canadiennes sur la protection de la vie privée, il faut obtenir le consentement explicite du destinataire AVANT d’envoyer des feuillets par courriel
- Même si les mots de passe PDF sont facultatifs, nous recommandons FORTEMENT de protéger chaque feuillet par mot de passe
Envoyer des feuillets
Étape 1 : Sélectionner des entreprises
Envoyer des feuillets par courriel – sélectionner des entreprises
Utilisez la boîte de dialogue Sélection de l’entreprise pour sélectionner les entreprises à inclure dans la transmission XML.
Étape 2 : Sélectionner des feuillets
Envoyer des feuillets par courriel – sélectionner des feuillets
Type de feuillet
Type de feuillet – Sélectionnez le type de feuillet à envoyer par courriel
Destinataires
Sélection – Sélectionnez les feuillets à envoyer dans la liste déroulante; options offertes :
- Tous – Un courriel sera envoyé à tous les destinataires
- Non envoyés – Un courriel sera envoyé aux destinataires qui n’ont pas encore reçu de courriel
- Destinataires sélectionnés – Un courriel sera envoyé uniquement aux destinataires sélectionnés (non offert lorsque plusieurs entreprises ont été sélectionnées)
- Originaux – N’envoyer que les feuillets originaux
- Modifiés – N’envoyer que les feuillets modifiés
- Annulés – N’envoyer que les feuillets annulés
Étiquette de sous-ensemble – Saisir l’étiquette de sous-ensemble à utiliser pour sélectionner les feuillets à envoyer par courriel
Ne sélectionner que ceux prêts à envoyer – Sélectionne uniquement les feuillets prêts à être envoyés, selon les critères ci-dessous; les feuillets prêts à être envoyés sont indiqués par une coche verte dans la colonne Prêt, ci‑dessus :
- Le destinataire a donné son consentement pour recevoir son feuillet par courriel
- Une adresse de courriel a été saisie pour le destinataire
Effacer la sélection – Efface les sélections actuelles
Destinataires sélectionnés
# sur # sélectionnés – Énumère les destinataires auxquels un courriel sera envoyé, sauf si plusieurs entreprises ont été sélectionnées à l’étape 1
Réinitialiser l’état « envoyé » – Réinitialise l’état d’envoi à Non envoyé pour tous les destinataires sélectionnés
Étape 3 : Rédiger le courriel
Envoyer des feuillets par courriel – rédiger le courriel
PDF individuels de feuillets
Dossier PDF – Saisir le nom du dossier de sortie dans lequel les PDF individuels des destinataires ont été enregistrés lors de l’utilisation de PDF distinct pour chaque destinataire
- Parcourir – Ouvre l’Explorateur de fichiers Windows pour rechercher le dossier de sortie
- Ouvrir – Ouvre l’Explorateur de fichiers au dossier indiqué afin de passer en revue les PDF existants
Message de courriel
Objet – Saisir l’objet du courriel, par exemple : « Voici votre feuillet fiscal de 2025 » 2e pièce jointe – Vous pouvez ajouter une deuxième pièce jointe au courriel, en plus du feuillet fiscal lui‑même, comme une lettre d’accompagnement ou tout autre document que vous souhaitez inclure; cette pièce jointe sera ajoutée à TOUS les courriels
- Parcourir – Ouvre l’Explorateur de fichiers Windows pour choisir la pièce jointe à inclure
- Effacer – Efface le champ de la 2e pièce jointe
Enregistrer le courriel – Enregistre le message de courriel actuel
Annuler les modifications – Annule les modifications les plus récentes apportées au message
Étape 4 : Vérifier les courriels
Envoyer des feuillets par courriel – vérifier
Aperçu des courriels – Permet d’examiner le courriel tel qu’il s’affichera chez le destinataire
Vérification préalable à l’envoi – Permet de confirmer que les destinataires sélectionnés ont été correctement configurés pour recevoir des courriels
Étape 5 : Configurer l’envoi des courriels
Fournisseur de courriel
Google / Gmail
Sélectionnez cette option si vous utilisez votre compte Google / Gmail pour envoyer les courriels; cela lancera les protocoles de sécurité de Google pour confirmer que vous êtes autorisé à utiliser ce compte; utilisez le bouton Se connecter au courriel pour lancer la vérification de sécurité
Envoyer des feuillets par courriel – configurer l’envoi – Google / Gmail
Microsoft
Sélectionnez cette option si vous utilisez votre compte Microsoft pour envoyer les courriels; cela lancera les protocoles de sécurité de Microsoft pour confirmer que vous êtes autorisé à utiliser ce compte; utilisez le bouton Se connecter au courriel pour lancer la vérification de sécurité
Envoyer des feuillets par courriel – configurer l’envoi – Microsoft
SMTP
Sélectionnez cette option si vous utilisez votre compte de courriel d’entreprise pour envoyer les courriels
Envoyer des feuillets par courriel – configurer l’envoi – SMTP
Utilisez le bouton Configurer SMTP pour configurer vos paramètres SMTP; il pourrait être nécessaire d’en discuter avec votre service TI
Envoyer des feuillets par courriel – paramètres SMTP
Serveur de messagerie SMTP – Saisir le nom de votre serveur SMTP
Numéro de port SMTP – Saisir le numéro de port de votre serveur SMTP; il s’agit généralement de l’un des suivants :
- Port 25 – Port SMTP standard, sécurité minimale
- Port 465 – Ancien port pour le courriel sécurisé, nécessite de cocher SSL/TLS
- Port 587 – Port par défaut pour le courriel sécurisé, nécessite de cocher SSL/TLS
SSL/TLS – Cochez pour activer la transmission sécurisée du courriel lorsque vous utilisez le port 465 ou 587 (ou tout autre port configuré pour la sécurité du courriel par votre service TI)
Nom d’utilisateur – Saisir le nom d’utilisateur exigé par votre serveur SMTP; il ne s’agit pas nécessairement de votre propre adresse de courriel
Mot de passe – Saisir le mot de passe exigé par votre serveur SMTP; il ne s’agit pas nécessairement du mot de passe de votre propre courriel
Courriel de réponse – Saisir l’adresse de courriel à laquelle les destinataires peuvent répondre et qui recevra également tout avis de non-remise; il peut s’agir de toute adresse à laquelle vous avez accès
Taux d’envoi des courriels
Envoyer des feuillets par courriel – taux d’envoi
Ne pas limiter le taux d’envoi des courriels – Les courriels seront envoyés sans limitation, selon les politiques en vigueur chez votre fournisseur Internet; cela peut faire en sorte que votre courriel soit signalé comme pourriel
Limiter l’envoi à ### courriels par heure – Saisir le nombre de courriels à envoyer chaque heure; une fois ce nombre atteint, eForms attendra une heure avant d’envoyer le lot suivant
Envoyer des lots de ### courriels – Saisir le nombre de courriels à inclure dans un lot d’envoi; doit être utilisé avec Temps entre les lots
Temps entre les lots ### minutes – Saisir le nombre de minutes pendant lesquelles eForms attendra avant d’envoyer le lot suivant; doit être utilisé avec Envoyer des lots de ### courriels
Arrêter après ### courriels – Saisir le nombre de courriels après lequel eForms cessera l’envoi
Enregistrer les paramètres – Enregistre les paramètres actuels de taux d’envoi
Étape 6 : Envoyer les courriels
Envoyer des feuillets par courriel – envoyer les courriels
Envoyer un courriel de test – Envoie un courriel de test à l’adresse de courriel de votre choix
Envoyer les courriels – Envoie tous les courriels et met à jour l’état d’envoi pour chaque destinataire